PRIVACY REGLEMENT GEBASEERD OP DE WET ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBEHEER (AVG)

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur en de commissarissen van de Oranjevereniging IJhorst-Lankhorst omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

BESTUUR:

Het bestuur bestaat uit 9 bestuursleden die zijn gekozen in de Algemene Ledenvergadering en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Het bestuur wordt ondersteund door een team van commissarissen die in de Algemene Ledenvergadering worden voorgesteld en geaccepteerd.

LEDEN:

Leden van de vereniging zijn personen die zich hebben aangemeld middels een ondertekend aanmeld/incassoformulier en geven daarop zelf aan welke persoonsgegevens ze aan de vereniging willen verstrekken. Met uiteraard een aantal verplichte velden die noodzakelijk zijn voor het registreren in het ledenpakket, het uitdraaien van de ledenkaart en het innen van de contributie.

PERSOONSGEGEVENS:

De persoonsgegevens worden op een vaste computer beheert door de ledenadministratie (commissaris van de vereniging).
Deze worden bijgehouden in een speciaal daarvoor bestemd ledenpakket in een beveiligde omgeving.

De gegevens die worden ingevoerd zijn noodzakelijk voor het uitprinten van een lidmaatschapskaart en het innen van de contributie.

Eenmaal per jaar worden de gegevens gedeeld met het bestuur, in verband met door te voeren mutaties. Aanpassingen worden doorgegeven aan de ledenadministratie, die deze wijzigingen doorvoert.

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.

De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden en een aantal commissarissen, die deze gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van hun taak.
Deze personen gaan zeer zorgvuldig om met de haar verstrekte gegevens.

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.

Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en penningmeester.

Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

Indien het lid om zijn gegevens vraagt, zullen deze gegevens hem of haar ter beschikking worden gesteld en men heeft tevens het inzage recht over haar of zijn eigen gegevens bij de ledenadministratie van de vereniging.

LIDMAATSCHAPSKAART:

Eenmaal per jaar worden ledenkaarten uitgeprint met vermelding van naam, adres en soort lidmaatschap. Deze kaarten worden aan de leden thuis bezorgd door 2 commissarissen.

CONTRIBUTIEINNING:

Eenmaal per jaar wordt de verschuldigde contributie geïnd middels het ledenpakket, hiervoor zijn naam, adres, woonplaats, geboortedatum, soort lidmaatschap en bankrekeningnummer noodzakelijk. Het incassobestand wordt middels de beveiligde omgeving van het internet bankieren geïncasseerd.

FOTO’S:

De vereniging organiseert diverse activiteiten en daarvan worden foto’s gemaakt.

Hierbij zal zoveel mogelijk worden getracht de privacy van de leden te waarborgen.

De gemaakte foto’s kunnen worden geplaatst op de website en eenieder die daartegen bezwaar heeft kan dit melden bij de bestuursleden.

VERGADERING:

Eenmaal per jaar wordt een algemene ledenvergadering gehouden waarin leden op- en aanmerkingen ten aanzien van het door het bestuur gevoerde beleid kunnen aangeven.

Indien de vergadering daarom verzoekt zal het bestuur het beleid aanpassen.

DATALEK:

We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen komen van derden, die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Om data lekken te voorkomen worden er geen geprinte lijsten verstrekt. Iedereen die voor het uitvoeren van zijn taak inzage heeft in de persoonsgegevens zal hier zorgvuldig mee omgaan.

Mocht er onverhoopt toch sprake zijn van een eventuele data lek dan moet dit zo snel mogelijk worden gemeld aan de secretaris. Het bestuur zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis stellen. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1]

Ook zal het bestuur er alles aan doen om de leden zo snel mogelijk in te lichten.
Uiteraard zullen zo snel mogelijk maatregelen worden getroffen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken.

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.

FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING:

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris.